Как оформить счет, когда хочется продать?

Как оформить счет, когда хочется продать?

27.07.2019, 00:00

Все процессы предприятия связаны друг с другом: заказ клиенту формируется на продукты которые есть на складе, а заказ поставщику, наоборот на те, которых не хватает, оплата в заказе проводится на сумму добавленных продуктов, а счета нужно сформировать на основе всей общей информации по заказу: с учетом количества и цены продуктов, сделанных оплат и обязательств, с информацией о юридическом лице и другое. OneBox позволяет создавать такие документы в заказах по настроенным шаблонам в один клик. Передавать информацию с CRM в другие программы, или же формировать документы вручную бухгалтеру не придется. Как это настраивается и работает разберем в этой статье. 

Шаблон документа - что это и как настроить? 

Счета, как и другие документы в OneBox, формируются по заданному шаблону. Шаблон счета - это прототип документа, в котором указаны общие для всех подобных документов элементы. Шаблон счета в OneBox включает в себя два элемента - это текст и переменные. Текстовая информация может включать в себя название документа, общую информацию, которая не меняется длительное время.

Для чего нужны и почему обязательно стоит использовать переменные. 

Переменные - это то, что позволяет подтягивать динамическую информацию: имя клиента, юридические реквизиты, продукты, стоимость заказа и многое другое.  Например счет, который вы выписываете клиенту по заказу в 100% случаев называется Счет-фактура, но имя клиента, стоимость заказа в каждой отдельной заявке будут отличатся. Стандартный набор переменных, которые уже доступны в системе включает в себя более 200 переменных, которые позволяют подтягивать в счета по заказу: цену продукта, общую скидку по товару, процессу, код, название, описание, валюту продукта, ндс, цену продукта с НДС, цену продукта без НДС и многое другое. Для удобства работы в OneBox по умолчанию, сразу же после выгрузки будут доступны самые распространенные шаблоны документов: счет-фактура, акт выполненных работ, накладная заказа, типовой договор купли-продажи, другие. Также вы сможете создавать свои шаблоны счетов, их количество не ограничивается. Создавать и редактировать документ можно в конструкторе шаблона документов, для того чтобы в него перейти откройте: настройки системы - прочее - введите в поиск “шаблоны документов”.  Создавая шаблон документа, вы пропишите текстом информацию, которая не меняется, и также добавьте необходимые переменные. Когда менеджер будет формировать счет по заказу, ему достаточно будет выбрать нужный шаблон или же перейти на этап, после чего переменные соберут всю нужную информацию с заказа, а OneBox сформирует документ. 

Как создавать документ в OneBox?

Есть несколько способов как сформировать счет в OneBox, один из них более автоматический, сработает при смене этапа, второй ручной - но позволяет сформировать документ по любому заказу и в любое удобное время.  Как лучше их использовать разберем ниже. 

Автоматически формировать счета в OneBox можно действием на этапе бизнес-процесса. Для этого вам необходимо: 

  • на нужном этапе бизнес-процесса в котором вы проводите заказы клиента добавить действие “Выписать документ”;
  • в настройках действия необходимо выбрать шаблон счета (это может быть один из стандартных шаблонов, или же тот который вы создали для себя), также можно указать название документа, выбрать от какого юридического лица его формировать, или указать “юр. лицо процесса” - тогда документ будет сформирован от того юридического лица, которое указано в соответствующем поле процесса. Еще в действии доступно масса настроек, которые позволяют: выводить документ в личном кабинете клиента, отправить документ клиенту процесса письмом, сделать доступным для оплаты в личном кабинете, также можно задать условие, чтобы документ сформировался после того как добавлен платеж (вместо перехода на этап), другое;
  • после того как действие добавлено, каждый раз, когда ваш менеджер будет нажимать на этап, где настроено это действие OneBox создаст счет, в котором сразу же отобразится информация по заказу: имя клиента, наименование заказанных товаров, их стоимость и сумма, другая информация согласно настроенных переменных;
  • если в действии включена галочка “отправить документ клиенту, письмом” система отправит его на email клиента, ваш клиент будет получать счета, в течении нескольких минут после формирования документа и сможет сразу же оплачивать заказ, а работа менеджера заключается всего лишь в клике на одну кнопку в заказе. 

Другой способ позволяет сформировать документ открыв интерфейс заказа. Для этого в меню заказа перейдите в раздел “Документы” - кликните на “добавить документ” - выберите шаблон и юридическое лицо документа, также здесь можно указать название, разрешить отображать документ в личном кабинете, сформировать документ только на выбранные (отмеченные) продукты заказа, оставить комментарий к документу, другое. 

В разделе “Документы” процесса также отображается список всех созданных ранее документов, здесь можно открыть созданный ранее счет, посмотреть или отредактировать его. 

Два описанные способа отличаются только алгоритмом действий, в первом случае необходимо один раз настроить, и далее сервис будет формировать счета автоматически. Но иногда необходимость сформировать новый документ возникает тогда, когда нельзя изменить этап процесса - для этого в системе доступен второй, ручной способ добавления счетов. 

Формирование документов в системе OneBox происходит в режиме онлайн, с учетом той информации, которая есть в заказе на данный момент. Если вы создали счет по заказу, потом внесли в него правки (например добавили несколько продуктов), а далее создали еще один документ - он уже будет с актуальной информацией на данный момент (с новыми продуктами), но в старом документе информация не поменяется. 

Упростите процесс выставление счетов и получения оплат по заказам используя  функцию формирования счета по шаблонам с помощью OneBox. Это позволит выставлять счета клиентам в несколько кликов, на основе актуальной информации по заказу, без необходимости интеграций с множеством сервисов. Таким образом ваши клиенты всегда будут  своевременно получать счета, а вы оплату и прибыль. 


Статьи

Кому я помогаю решать задачи?
05.08.2020

Новая политика OneBox

Большие клиенты:

  • берите OneBox облако или коробку;
  • берите любого интегратора на выбор;
  • получите все, что надо, за норм деньги.

Маленькие клиенты:

  • берите бесплатный OneBox тариф;
  • разбирайтесь сами на форуме или по другому;
  • или нанимайте интегратора, который вам поможет.
Купил OneBox — запусти его быстро
03.08.2020

Когда купил OneBox, как запустить 

его с минимальными затратами и

получить при этом по настоящему

рабочий и полезный инструмент.

Хорошие бизнес процессы упростят вам работу. Я покажу, как это сделать
14.07.2020

Мне обидно, что многие предприниматели имеют замечательные товары или услуги, но продолжают зарабатывать много меньше, чем могли бы.

Интервью одного продвинутого директора
14.06.2020

Читайте, как директор становится инициатором и проводником технологических изменений в компании, а еще играет роль начальника IT-отдела и внедренца прогрессивных решений.

Стартуем OneBox и достигаем целей вместе с Легезой ;)
02.06.2020
5 способов ставить и добиваться целей
  1. Нужно минимизировать число целей.
  2. Стоит определиться с главной целью.
  3. Точно есть причина, почему хотите добиться цели.
  4. Всегда свои цели отображайте.
  5. Подумайте о ритуалах, которые симулируют получить результат.
Идеальный crm клиент глазами не идеального crm внедриста
19.01.2020

Кто он, этот идеальный crm клиент, который удовлетворен достижениями от системных изменений?


Заполнить форму

Триединство crm: пользователи, внедристы, разработчики
10.01.2020

Я буду рад, если ошибаюсь. НО, crm дэвы: скрытны, нелюдимы...

А какие они, crm пользователи и crm внедристы?

CRM эксперт или как освободиться от рутины через crm интенсив
28.12.2019

Вам нравятся красивые девушки со смартом у уха и с помадой у губ? А если они за рулем движущегося на скорости 80 км/ч по городу автомобиля?

CRM экстрим или как приобрести crm экспертность
28.12.2019

CRM экстрим и мои crm заметки по ходу... Всегда оставайся в курсе crm изменений и повышай собственную crm экспертность: https://t.me/crmibp

Создаем команду, нужен ли вам crm кнут или crm пряник
21.12.2019

Когда готов разобраться со своими crm целями за 14 дней без лишней спешки, но с полным погружением...

Вы хотите завести crm, но не знаете с чего начать
18.12.2019

Тогда мы идем к Вам

Давайте попробуете с OneBox

А если не подойдет, предложим другую

Получите неожиданный позитив от crm возможностей:
- информирование клиентов;
- управление рассылками;
- фиксирование внимания;
- передача клиента в другую crm...

Как не выгореть целой командой или CRM прокачка
14.12.2019

Решение есть, читайте подробности.

О причинах, следствиях и решениях по CRM прокачке.

Куда утекает рабочее время и как это crm исправит
08.12.2019

Как опыт постановки правильных целей, приведу публичный диалог у себя на странице.

Нужна ли кому-то CRM драка?
04.12.2019

Полтора года назад они приобрели систему, которую перед тем пять месяцев выбирали.

ЧЕГО ОЖИДАТЬ ОТ CRM
22.11.2019

Узнайте, зачем нужны CRM

Как они облегчают жизнь:

  • Собственникам бизнесов;
  • Сотрудникам компаний;
  • Новичкам рынка труда.
ТУПЫЕ CRM ВОПРОСЫ
18.11.2019

Вопрос: Почему ты хочешь быть богатым?

Ответ: Чтобы иметь много денег...

КРУТЫЕ CRM ЦЕЛИ ДЛЯ КРУТЫХ
31.10.2019

Действую и потому живу ⚡️⚡️⚡️.

Все крутые CRM цели достижимы.

CRM слон или решаем сложные задачи
26.10.2019

Хотите съесть сразу или сохранить на потом?

Простые задачи помогут разделить crm слона.

CRM польза от ЗП
26.10.2019

Что такое ЗП и как развить CRM самостоятельность, когда решаете простые задачи?

ВЫЯВИМ CRM ПОТРЕБНОСТИ
16.10.2019

Продавец: Что Вам нужно от CRM?

Покупатель: А что такое CRM?

CRM РЕЗУЛЬТАТ ДЛЯ КАЖДОГО
16.10.2019

Зачем CRM сотрудникам?
Почему об этом?
Потому что ожидаемый результат владельца...

CRM оценка проекта
15.10.2019

КЛЮЧЕВОЕ Соблюдайте Стандарты CRM старта

И тогда бюджет запуска приятно удивит

А сотрудники получат максимум пользы

CRM OneBox за 60 дней
15.10.2019

12 полных недель и Ваш бизнес работает как часы.

Узнайте, что получите после запуска CRM системы.

CRM ДОХОД 50/50
11.10.2019

Хочешь продвигаться не так, как делают все?

И я не знаю, как это работает, НО работает

Делим CRM ДОХОД 50/50

CRM ЗАМЕТКИ
11.10.2019

CRM ЗАМЕТКИ ЧИТАТЬ

собственникам бизнесов,

специалистам компаний,

новичкам на рынке труда.

CRM БИЗНЕС БЕЗ ОФИСА
11.10.2019

Задумывались?

Как начать бизнес без офиса?

Проще всего удаленно. Читайте :)

CRM НЕЗАВИСИМОСТЬ
09.10.2019

Что нужно, чтобы получить независимость?

Поможет ли в этом использование CRM?

Давайте поговорим...

Альянс CRM Стоматология
02.10.2019

Создаем Альянс CRM Стоматология.

Всем врачам, делитесь ссылкой на FaceBook.

Получите специальное предложение на CRM.

CRM ментор или наставник под запуск
25.09.2019

CRM ментор помогает со стартом и запуском.

Почему лучше действовать самостоятельно?

Получи 100#шИЗ эффект при CRM старте.