Сотрудники VS Эффективность? Или все-таки одно и то же?

Как учитывать показатели работы сотрудников?

Не факт, что умения сотрудника соответствуют полученному диплому.

Окончание учебного заведения ничего не говорит о способностях.

Чтобы правильно оценивать работу, стоит научиться различать, когда сотрудник:

• ушел на перерыв;
• на рабочем месте, но ничего не делает.

При этом люди проявляют себя иначе, когда исполняют ту или иную работу.

Правильно использовать каждого помогут ключевые показатели эффективности или KPI.

Разберем, как настроить KPI - Key Performance Indicators и пользоваться ими в CRM OneBox.

Оценивать можно только то, что оцифровано, а цифры получаем, когда измеряем.

KPI характеризуют результат работ в процентах или в установленных единицах измерения.

В результате замеров сравниваем итоговые показатели с затраченными на них ресурсами.

Непрерывно отслеживаем, какие сотрудники и/или отделы работают с наибольшей отдачей.

Пробовали KPI посчитать вручную?

Правда, это трудоемкий процесс?

Когда функции сбора и обработки данных передаются системе, управлять становится в разы проще.

Все, что исчисляется и измеряется, используйте для оценок:

• количество поставленных задач;
• пройденные этапы процессов;
• число звонков и/или email;
• суммы закрытых заказов;
• прибыль по каждому заказу.

При этом замеры и выводы делайте по:

• дням;
• неделям;
• декадам;
• месяцам;
• кварталам;
• годам.

У Вас в компании много ролей?

Для каждой настраивайте собственные KPI показатели.

Сотрудник увидит собственные данные, когда зайдет в карточку профиля.

При этом руководитель или коллеги увидят эти же цифры через Дашбоард.

При соответствующей настройке каждый сравнит то, чего он достиг, с достижениями сослуживцев.

Как настраивать и обрабатывать KPI?

Где и как в OneBox настроить KPI?

Как отображаются данные?

Что еще получите из замеров?

Настраиваем KPI так:

Заходим в Настройки > Прочее, ищем Справочник KPI.

Создаем новые KPI или редактируем те, которые уже разработаны.

У показателей настраиваются:

• роли, на которые распространяется;
• наименование;
• процесс и этап, по которым выполняется подсчет;
• период расчета: день, месяц; квартал, год;
• в каких случаях применяем, когда сотрудник: автор, ответственный, клиент процесса;
• по какой из дат считаем: создания, закрытия, выполнения или планирования;
• класс-обработчик, который и отвечает за работу KPI.

В базовом решении обработчики уже считают число:

• задач в установленном бизнес процессе/статусе;
• отработанных часов при настроенном рабочем графике;
• открытых процессов на сотруднике в день/месяц/всего;
• проданных продуктов по категориям/брендам/всего;
• звонков и/или email входящих/сходящих за день/месяц/всего.

Когда пишу статью, доступно 40 обработчиков, которые используются поодиночке, и в комбинациях один с другим.

Считаем соотношение? В этом случае применяем формулу вида: KPI = значение_1 / значение_2.

Считать можно или количества, или %.

Во втором случае включаем галочку: Отображать факт выполнения в %.

Как и где смотреть KPI?

Когда смотрим собственный профиль.

Сотрудники заходят в карточку и в профиле видят показатели KPI.

Такая настройка отображения блока KPI работает по умолчанию.

Так работает, когда настроили показатели для роли, которую сотрудник исполняет/играет.

Видит он здесь исключительно собственные показатели.

Плюс KPI доступны к просмотру в Дашбоарде, в структуре компании.

Это видят все, у кого открыт доступ к функционалу.

Цель в том, чтобы сотрудник самостоятельно анализировал объемы выполненных работ.

А значит получил инструмент, как управлять собственной производительностью.

Когда открываем структуру

Здесь видим все KPI, которые подвязаны к ролям.

О чем это?

На 20190726 в компании 15 ролей.

Настроено 50 KPI:

• Для первой роли используются 1, 3, 8 и 11.
• Для второй - 1, 4, 12, 14, 15.
• ...
• Для пятнадцатой - 8, 11,12.

В структуре видим только те KPI, которые относятся к конкретной роли, а не все 50, которые есть.

Почему так сделали? Чтобы не перегружать экран, и облегчить восприятие.

Этот же принцип применен и на других страницах OneBox, где выводятся данные показателей.

Что дает такой подход на практике?

Сотрудники видят персональные достижения в сравнении с коллегами по роли.

А это дополнительный мотиватор для раскрытия потенциала и постановки целей.

Когда переходим в Дашбоард

Чтобы видеть KPI в Дашбоарде, придется приложить минимум усилий.

Кликните пару-тройку раз мышкой, настройте Дашбоард под потребности каждого сотрудника.

А руководители наблюдают динамически изменяющуюся картину по отделу/предприятию.

У лидеров компании появляется время на анализ мотиваций и проработку улучшайзинга рабочего процесса.

Круто, когда руководитель каждого отдела участвует в конструировании и настройке бизнес процессов, по которым получаем KPI. В этом случае он может объективно влиять на получение прибыли.

Польза скрытых и зацикленных ролей

Цель - обеспечить руководителя целостной картиной по KPI

Создаем скрытую Роль000, которая подчиняется такому руководителю.

Роль000 прописываем каждому сотруднику предприятия.

Так руководитель ненавязчиво наблюдает и принимает взвешенные решения.

Цель - 100% взаимозаменяемость, взаимопомощь, подхват задач по отделу

Создаем две скрытых роли.

Первая подчиняется второй.

Прописываем обе роли сотрудникам отдела.

Настраиваем тонко права у руководящей роли.

Сотрудники теперь видят задачи друг друга и работают с ними, как со своими.

Так подстраховываем процессы в отделе.

Цель - посчитать заработную плату на основании KPI

Когда цель оцифрована, понятно к чему стремиться.

Настраиваем KPI, которые используются для расчета ЗП.

Задаем нижнюю границу, которую следует обязательно перепрыгнуть.

Задаем верхнюю планку, которую рекомендуем достичь.

В ходе решения задач рассчитывается оперативный KPI, подсвечивается:

• красным, пока не достигли нижней границы;
• желтым в промежутке между минимумом и рекомендацией;
• зеленым, когда перескочили за рекомендуемую планку.

В настройках роли фиксируем связь с бизнес процессами, вводим коэффициент по заработной плате.

Считаем ЗП с помощью автоматического действия за текущий месяц

Отправляем сотрудникам на email уведомление по начислению.

Вуаля - рабочий стимулятор достижению необходимых результатов.

И да, для каждой роли действие настраивается индивидуально.

Цель - сконструировать новый KPI

Задаем правила подсчета с:

• суммированием;
• и/или отниманием;
• и/или умножением;
• и/или делением.

Для модификации KPI разрабатываем правила расчета.

Используем необходимый класс-обработчик.

Задаем базовые условия для значений, которые стремимся получить.

Правила сравнения: больше, меньше, равно, другие.

Правило окажет влияние на будущие расчеты, когда выполняются условия.

И не включится, если условия не срабатывают.

Так настраиваем премирование сотрудников при достижении определенных результатов.

Учитываем и число решенных задач, и прибыль, которую получили, другие оцифрованные условия.

РЕЗЮМЕ

Приобрели сложный инструмент, учитесь применять с пользой.

Не ждите, что за Вас это сделают другие.

НО, помочь могу ;).